मोड्युल ५: अनुगमन, मूल्यांकन, प्रतिवेदन
सत्र १७: समयः ९० मिनेट
सत्र १७ अनुगमन मूल्यांकन र प्रतिवेदन
१. अनुगमन
१.१ परिभाषा
अनुगमन भनेको योजना, आयोजना तथा कार्यक्रमहरुको कार्यान्वयन अवधिभर लागत, समय, प्रतिफल, गुणस्तर जस्ता पक्षलाई निरन्तर निगरानी गरी परि आउने कठिनाइ वा बाधा, व्यवधानहरु बारे ब्यवस्थापनलाई पूर्व जानकारी गराई लक्ष हासिल गर्न मद्दत पुर्याउने एक निरन्तर चलिरहने प्रकृया हो । अनुगमन अर्थात् फर्केर हेर्ने भन्ने सन्दर्भ बुझ्न कोसिस गर्दा कुनै कामको तयारी तथा कार्यान्वयन गर्दा त्यसले निर्धारित उपलब्धि हसिल गर्न सकेको छ कि छैन भनेर हेर्नु अनुगमन हो । अनुगमन कहिले कति पटक कसरी गर्ने भन्ने कुरा कामको किसिममा भर पर्ने हुन्छ । कुनै योजनामा कुनै काम एक पटक मात्र हुन्छ कुनै काम योजना सम्पन्न हुनिबेला सम्म पटकपटक गरिरहनु पर्छ र कुनै काम सम्पन्न भएपछि मात्र अर्को काम सुरु हुन्छ, यस्तो योजनाको अनुगमन गर्दा अन्तिम नतिजा वा हरेक चरणको प्रक्रिया हेर्ने हो त्यसको निधो हुनु पर्छ र अनुगमनमा जानेले के नतिजा वा प्रकृया देखेको हो त्यो योजनाको नतिजा हासिल गर्न कस्तो हुनुपथ्र्यो भन्नि सल्लाह सहितको प्रतिबेदन अनुगमनमा खटाउने पदाधिकारी वा संस्था लाई दिनु पर्दछ । यसरी प्रतिबेदन पाएको आधारमा कमि, कमजोरी भएमा सुधार गर्ने र राम्रो भएकोमा सोलाई निरन्तरता दिने प्रबन्ध गर्नु नै अनुगमन हो । हरेक स्थानीय तहले सञ्चालित योजना, कार्यक्रम, आयोजनाहरूको नियमित अनगुमन गर्ने व्यवस्था मिलाउन पर्ने हुन्छ ।
१.२ अनुगमनका तहहरु
अनुगमन सामान्यतया तिन तहमा हुन्छः
(१) लगानी तहः कार्ययोजना वमोजिम कार्यक्रम वा क्रियाकलाप संचालन र लगानी गरे नगरेको ।
(२) प्रकृयागत तहः तोकिएको विधि र प्रक्रिया अवलम्वन गरे नगरेको र सो अनुसार क्रियाकलाप भए नभएको ।
(३) नतिजा तहः अपेक्षित नतिजाहरु प्राप्त भैरहेको छ वा छैन वा आयोजना अवधिभरमा प्राप्त हुने आधार के छ ।
१.३. अनुगमनका प्रकारहरू
विषय, परिवेश अनुसार अनुगमनका प्रकार निर्धारण हुने भए तापनि सामान्यतया तिन प्रकारका अनुगमन हुने गर्दछन् ।
(१) उद्देश्यमा आधारित अनुगमन
- प्रक्रिया अनुगमन – जस्तैः दैनिक फोहोर संकलन कार्यको निगरानी ।
- परिणाम (Output/Outcome) अनुगमन – जस्तैः कुहिने र नकुहिने फोहर को वर्गिकरण, संकलन र व्यवस्थापन गर्ने घरपरिवारको प्रतिशत
- अनुपालन अनुगमन – जस्तैः भवन निर्माणमा वातावरणीय मापदण्ड पालना भए वा नभएको ।
- वित्तीय अनुगमन – जस्तैः बजेट खर्चको अवस्था ।
- सहभागितामूलक अनुगमन -जस्तैः टोल विकास संस्था वाट फोहर व्यवस्थापनको अनुगमन ।
- विषय क्षेत्रगत अनुगमन – जस्तैः लैङ्गिक तथा सामाजिक समावेशीता को अवस्था ।
(२) समयमा आधारित अनुगमन
- निरन्तर (Continuous): दैनिक, साप्ताहिक अनुगमन ।
- आवधिक (Periodic): activities based and time specified, मासिक, चौमासिक, वार्षिक ।
(३) जिम्मेवारीमा आधारित अनुगमन
- आन्तरिक अनुगमनः सम्बन्धित विषयगत शाखा प्रमुख, कर्मचारी, वडा तहका पदाधिकारीले गर्ने अनुगमन ।
- बाह्य अनुगमनः जिल्ला समन्वय समिति, प्रदेश सरकार, संघीय निकाय, लगानीकर्ता, लेखापरीक्षक, मूल्यांकनकर्ता आदिले गर्ने अनुगमन ।
२. संयुक्त अनुगमन
संयुक्त अनुगमन भन्नाले विभिन्न सरोकारवाला निकायहरूले संयुक्त रुपमा एउटै योजना, आयोजना, परियोजना वा कार्यक्रमको अनुगमन गर्ने प्रक्रिया हो । यसले समन्वय विकास, पारदर्शिता र उत्तरदायित्व बढाउँछ। एकल अनुगमन भन्दा संयुक्त अनुगमनले साझा बुझाइ र सुधारका सिफारिसहरू गर्नाको साथै सबैलाई जिम्मेवारी वोध पनि गराउदछ । यो अभ्यास संघ, प्रदेश र स्थानीय तहबीचको सहकार्य (vertical coordination) तथा विभागीय सहकार्य (horizontal coordination) मा आधारित हुन्छ।स्थानीय तहको अनुगमन प्रणालीमा यो अभ्यासलाई “Multi-stakeholder Monitoring” पनि भनिन्छ।
२.१ संयुक्त अनुगमनको महत्व
संयुक्त अनुगमनले देहायका देहायका कार्यहरुमा सहयोग पुर्याउछः
- विभिन्न निकायबीचको समन्वय र सहयोग सुदृढ वनाउने ।
- निर्णय प्रक्रियामा पारदर्शिता र उत्तरदायित्व वृद्धि गर्ने ।
- तथ्यमा आधारित निर्णय गर्ने ।
- नागरिकको विश्वास र सहकार्य बढ्ने।
- योजना/कार्यक्रमको प्रभावकारिता र दिगोपनमा सुधार हुने ।
- दोहोरो अनुगमन तथा दोहोरो खर्चमा कमि आउने ।
- विकास कार्यक्रमहरूको वास्तविक र सर्वस्वीकार्य नतिजा देखाउन सकिने ।
२.२ संयुक्त अनुगमनको प्रक्रिया
- अनुगमन को उद्देश्य, योजना/आयोजना/परियोजना/कार्यक्रम र सूचक निर्धारण गर्ने ।
- संघ, प्रदेश, स्थानीय तह र सरोकारवालाको प्रतिनिधित्व सुनिश्चित हुन गरी अनुगमन टोली गठन गर्ने ।
- समन्वय बैठक गरी जिम्मेवारी, मापदण्ड र समयमा सहमति गर्ने र अनुगमन टोलीको कार्यदेश तयार गर्ने ।
- स्थलगत भ्रमण, अवलोकन, वैठक, अन्तर्वार्ता आदिको माध्यमवाट सूचना संकलन गर्ने ।
- वस्तुगत समीक्षा गरी उपलब्धि, चुनौती, सिकाइ र सुधारका क्षेत्र पत्ता लगाउने ।
- आवश्यक सुझाव र निष्कर्ष सहितको संयुक्त प्रतिवेदन तयार गरी सम्वन्धित पदाधिकारी वा निकाय समक्ष पेश गर्ने ।
- प्रतिवेदनको कार्यान्वयन र सुधारको पक्षमा निगरानी गर्ने ।
२.३ संयुक्त अनुगमनका चरणहरु
(क) पूर्व तयारी चरणः
- पूर्ववर्ती प्रतिवेदनहरूको अध्ययन ।
- योजना/कार्यक्रमको चयन, उद्देश्य निर्धारण र टोली गठन ।
- सूचक र अनुगमन चेकलिस्ट तयारी ।
- जिम्मेवारी र समयतालिका निर्धारण।
(ख) स्थलगत भ्रमण (Field Visit):
- कार्यस्थलको निरीक्षण तथा अवलोकन, लाभग्राही अन्तर्वार्ता, प्रगति विवरण सङ्कलन।
- फोटो, नक्सा, भिडियो लगायत प्रमाण सङ्कलन ।
- सरोकारवालासँग छोटो अन्तरक्रिया।
(ग) विश्लेषण चरणः
- प्राप्त सूचना, जानकारी समस्या र उपलब्धि लाई लिपिवद्ध गर्ने ।
- सूचकको मूल्याङ्कन (Performance Rating) गर्ने ।
- सुधारका लागि आवश्यक सिफारिस तय गर्ने ।
(घ) प्रतिवेदन चरणः
- संयुक्त अनुगमन प्रतिवेदन तयार गर्ने (agreed findings) ।
- सम्बन्धित निकायमा प्रतिवेदन पेश गर्ने ।
- आवश्यक सिफारिस तथा सुझाव गर्ने ।
- अनुगमन प्रतिवेदन कार्यान्वयनको निगरानी गर्ने
३. स्थानीय तहमा अनुगमनको व्यवस्था
प्रत्येक स्थानीय तहले योजना तर्जुमाको प्रारम्भदेखि नै प्रभावकारी अनुगमन तथा मूल्याङ्कन संयन्त्रको विकास गर्नुपर्छ । साथै त्यस्तो प्रणाली नतिजामुखी र व्यवस्थापनमा आधारित हुनु पनि उत्तिकै जरुरी हुन्छ । अनुगमन गर्दा गाउँपालिका र नगरपालिकाहरूले कानून बमोजिम योजना, आयोजना तथा परियोजनाको अनुगमन, सुपरिवेक्षण र मूल्याङ्कनको लागि विभिन्न समितिहरू गठन गरी समग्र अनुगमन तथा मूल्याङ्कन प्रणालीलाई संस्थागत गर्नु उपयुक्त हुन्छ । स्थानीय सरकार संचालन ऐन, २०७४ ले उपाध्यक्ष वा उपप्रमुखको र वडा अध्यक्ष को काम, कर्तव्य र अधिकारमा योजना तथा कार्यक्रमको अनुगमन तथा सुपरीवेक्षण गरी सोको प्रतिवदेन बैठकमा पेश गर्नुपर्ने प्रावधान राखेको छ । त्यस्तो अनुगमन तथा सुपरीवेक्षण समितिहरु वडास्तरमा समेत गठन गर्नुपर्छ र वडास्तरका पदाधिकारीहरुलाई संयोजनको जिम्मेवारी दिनुपर्छ । अनुगमन तथा मूल्याङ्कनका लागि आवश्यक बजेटको व्यवस्था सहित वार्षिक अनुगमन योजना, जिम्मेवार एकाइ, दक्ष कर्मचारी, श्रोत साधनको उचित व्यवस्था गर्नु पर्छ ।
योजना तथा कार्यक्रमको अनुगमन तथा सुपरीवेक्षण गरी सो को प्रतिवेदन कार्यपालिका बैठकमा पेश गर्ने मूल जिम्मेवारी उपाध्यक्ष वा उपप्रमुखको रहेको छ । वडाभित्र सञ्चालित विकास योजना, आयोजना तथा सम्वन्धित उपभोक्ता समितिहरूका कार्यको अनुगमन तथा नियमन गर्ने अधिकार वडा समितिमा छ । वडाबाट कार्यान्वयन हुने योजना तथा कार्यक्रम कार्यान्वयन गर्ने गराउने, सोको अनुगमन तथा आवधिक समीक्षा गर्ने, गराउने काम वडा अध्यक्षको काम कर्तब्य अधिकार भित्र पर्दछ ।सबै प्रकारका निरीक्षण, सुपरीवेक्षण, अनुगमन र नियमनका लागि तथ्य, सूचना, विवरण आदि आवश्यक पर्छ । यस्ता तथ्य तथ्याङ्क बस्ती तथा वडाहहरु बाट प्राप्त हुने हुँदा वडा समितिहरुले ती तथ्याङ्कहरु सङ्कलन, प्रसोधन अभिलेखीकरण र भण्डारण को व्यवस्थापन गर्नुपर्छ र आवश्यकता र माग अनुसार सम्बन्धित पक्षलाई उपलब्ध गराउनुपर्छ ।
योजनाको अनुगमन तथा मूल्याङ्कन गर्दा योजनामा निर्धारण भएका पक्षहरुको संलग्नता, कार्य क्षेत्र र रणनीतिका पक्ष तथा सूचकहरुलाई समावेश गर्नु पर्दछ । अनुगमन र मूल्याङ्कन गर्दा अन्य पक्षहरु जस्तै गैससको संलग्नता, सूचकहरुको स्पष्टता र गुणस्तर को मापन लाई समेत आधार लिनु पर्दछ । अनुगमनका क्रममा सामाजिक परीक्षण, सार्वजनिक परीक्षण, सार्वजनिक सुनुवाई जस्ता औजारहरुको प्रयोगबाट प्राप्त नतिजाहरुको विश्लेषण गर्नुपर्छ । विभिन्न निकायको संस्थागत क्षमता, समन्वय र सञ्चालन क्षमताको बिश्लेषण गर्दा सहयोगी संस्था, जनशक्ति, निर्णय गर्ने प्रक्रिया आदिबारे समेत विश्लेषण गर्नु पर्दछ ।
४. वातावरणमैत्री स्थानीय शासनका सूचकहरुको अनुगमन
योजना वा कार्यक्रमको प्रारम्भ वा परिणाम कुनै पनि अवस्थालाई संख्यात्मक तथा व्याख्यात्मक रूपमा सरल तरिकाबाट मापन गर्ने आधार भनेको सूचक हो । सूचकको आधारमा कार्यक्रम तथा योजनाहरूमा भएको लगानी र क्रियाकलापले ल्याउने परिवर्तनको मापन एवम् सोही आधारमा अनुगमन तथा मूल्याङ्कन गर्न सकिन्छ ।एउटा राम्रो सूचक के मापन गर्ने भन्ने विषयमा सरल र स्पष्ट हुनुपर्छ । त्यसैले वातावरणमैत्री स्थानीय शासनका सूचक अनुगमन गर्दा देहायको विषयलाई ध्यानमा राख्नु पर्दछः
- सूचक खास विषय सम्बन्धी र स्पष्ट (Specific) हुनुपर्छ ।
- सूचक वाञ्छित परिवर्तन मापन गर्न सकिने मापनयोग्य (Measurable) हुनुपर्छ ।
- सूचकहरू नतिजा हासिल गर्न सकिने (Attainable) खालका हुनुपर्छ ।
- सूचकहरु चाहेको नतिजा समेट्न र अपेक्षित प्रतिफल तथा उपलब्धिलाई सान्दर्भिक रूपमा मापन गर्न भरपर्दो (Reliable) हुनुपर्छ ।
- सूचक प्राप्तिको लागि निश्चित समय अवधि तोकेको (Time bound) हुन पर्छ ।
सूचक अनुगमन नमूना फारम
| अनुगमनको विषय | अनुगमन जिम्मेवारी र समय | सूचक विवरण | सूचक मापन विधि |
| · बिषय क्षेत्रगत सूचकहरु | · कार्यपालिकाद्वारा गठित अनुगमन तथा सुपरिवेक्षण समिति ।
· चौमासिक/ वार्षिक ।
|
· प्रत्येक घरमा शौचालयको व्यवस्था र त्यसको उचित प्रयोग भएको ।
· आफ्नो घर भित्रको फोहर सड्ने र नसड्ने वर्गीकरण गरी सड्नेलाई आफै वा समूहमा मिलि मल वनाउने गरेको । · नसड्ने फोहरलाई नगरपालिकाले तोके बमोजिम उचित व्यवस्थापन गरेको । |
· सहभागितामूलक ।
· नतिजामूलक अनुगमन खाका । · स्थलगत अनुगमन ।
|
वातावरणमैत्री स्थानीय शासन को अनुगमन प्रक्रियामा नागरिक समाज संस्थाको भूमिका
- स्थानीय तहमा सन्चालन भएका योजना तथा कार्यक्रमहरुमा उपयुक्त तरिकाले काम भए नभएको हेर्ने ।
- घरपरिवार र समुदायस्तरमा सूचकको अवस्था अनुगमन गर्न आवश्यक पैरवी गर्ने ।
- आफुले देखेका कुराहरु वडा समिति/कार्यालयलाई जानकारी दिने ।
- अनुगमन प्रक्रियामा नागरीक सहभागिता बढाउन वकालत गर्ने ।
- औपचारिक तथा अनौपचारिक अनुगमनमा सहभागी हुने र उपभोक्ता हितका लागि काम गर्ने ।
- सार्वजनिक सेवालाइ गुणस्तरीय र भरपर्दो बनाउन खबरदारी गर्ने ।
- आम चासोका बिषयमा जनचेतना जगाउने ।
- नागरिक सशक्तिकरणमा नेतृत्वदायि भूमिका निर्वाह गर्ने ।
६. प्रतिवेदन तथा अभिलेख व्यवस्थापन
प्रत्येक योजना, आयोजना तथा कार्यक्रमको जिम्मेवार व्यक्ति वा निकायले मासिक, चौमासिक र बार्षिक रुपमा स्थानीय तहले तोकिदिएको ढाँचामा प्रगति प्रतिबेदन बुझाउनु पर्दछ । अनुगमनको लागि तोकिएको जिम्मेबार समिति, अनुगमन टोली, पदाधिकारी र कर्मचारीले अध्ययन गरी प्रतिबेदनकर्ता लाई अनिबार्य रुपमा पृष्ठपोषण गर्नुपर्दछ । यस्तो पृष्ठपोषणले योजना वा प्रगति प्रतिवेदनमा भएका कमी कमजोरीलाई सुधार गर्ने अबसर मिल्दछ । वडा समितिको काम, कर्तव्य र अधिकारमा मालपोत तथा भूमि कर, व्यवसाय कर, वहाल कर, विज्ञापन कर, सःशुल्क पार्किङ्ग, नयाँ व्यवसाय दर्ता, सिफारिस दस्तुर, सवारी साधन कर, मनोरञ्जन करको लेखाजोखा र सङ्कलन गरी सम्बन्धित गाउँपालिका वा नगरपालिकामा प्रतिवेदन सहित रकम बुझाउने व्यवस्था छ । वातावरणमैत्री स्थानीय शासन स्थानीय तहको जिम्मेवारीको विषय भएको हुदा यस सम्वन्धमा भए गरेका कार्यहरुको प्रतिवेदन तयार गर्ने, गराउने, समिक्षा गर्ने र प्राप्त उपलव्धिको प्रचार, प्रसार तथा अन्य क्षेत्रमा विस्तार गर्ने कार्य गर्नु पर्दछ ।
७. प्रतिबेदनको ढाचा, बिधि, प्रक्रिया
नियमित प्रगति प्रतिवेदन (Regular Progress Report) को ढाँचा
- परिचय
- मुख्य गतिविधिहरू
- भौतिक प्रगति (%)
- वित्तीय प्रगति (%)
- उपलब्धि (इगतउगतक)
- समस्या/चुनौती
- समाधानका उपाय
- आगामी योजना
- चित्र, नक्सा, प्रमाण
८. मूल्याङ्कन (Evaluation)
मूल्याङ्कन भनेको कुनै पनि योजना, आयोजना, कार्यक्रम सम्पन्न भएपछि लक्ष्य वमोजिमको कार्य भयो वा भएन अपेक्षित प्रतिफल प्राप्त भयो भएन भनि अध्ययन गर्ने विधि हो । योजना, आयोजना, कार्यक्रम कार्यान्वयन सम्पन्न भैसकेपछि मात्र मूल्याङ्कन गरिन्छ । सामान्यतया आयोजना कार्यान्वयनमा संलग्न नरहेका निकायबाट मूल्याङ्कन गरिन्छ । आन्तरिक प्रयोजनका लागि कार्यान्वयन गर्ने निकाय आफैले योजना तथा कार्यक्रमको मूल्याङ्कन गर्ने प्रचलन छ । मूल्याङ्कन गर्दा सहभागितामुलक पद्धति अवलम्वन गर्ने गरिन्छ । मूल्याङ्कनको उद्देश्य योजना र कार्यक्रमको उपलव्धि, प्रभावकारिता, दक्षता र दिगोपन मापन गर्नु हो।
मूल्याङ्कनका किसिम
- Formative Evaluation: कार्यक्रम सञ्चालन अवधिमा सुधारका लागि गरिने मूल्याङ्कन।
- Summative Evaluation: कार्यक्रम समाप्ति पछि परिणाम र प्रभाव मापनका लागि गरिने मूल्याङ्कन ।
- Impact Evaluation: दीर्घकालीन परिणाम (environmental quality, social change) अध्ययन गर्नका लागि गरिने मूल्यांकन ।
- Participatory Evaluation: लाभग्राही र सरोकारवालाको प्रत्यक्ष सहभागितामा गरिने मूल्यांकन ।
मूल्याङ्कन विधि (नमूना)
| लगानी | प्रतिफल | असर | प्रभाव |
| स्वास्थ्य र सरसफाई कार्यक्रम को लागि अनुदान । | आफ्नो घर भित्रको फोहर सड्ने र नसड्ने वर्गीकरण गरी सड्नेलाई आफैं वा समूह बनाई मल बनाउने गरेको । | फोहर मैला व्यवस्थापन भई प्रदूषण नियन्त्रण भएको । | मानव स्वास्थ्यमा सुधार भएको र झाडा पखाला नियन्त्रण भएको । |